Diese Wiki-Seite beschreibt die Organisation einer Ubuntu-Releaseparty. Es ist eine Sammlung von Tipps der letzten sechs von Ubuntu Berlin durchgeführten Releaseparties. Der Zeitpunkt für eine Releaseparty sollte relativ nahe am Release-Termin einer neuen Ubuntu-Version gekoppelt sein. Es empfiehlt sich grundsätzlich das nächste Wochenende nach dem Release-Termin. Jede Mithilfe und Erfahrungsaustausch ist willkommen! Diese Seite kann jederzeit erweitert werden.
Schon vor der Suche nach passenden Räumen sollte man sich ungefähr über die Art der Party Gedanken machen. Soll es eher gemütliche Gastronomie oder die nüchterne Kühle einer Uni-Kantine bzw. eines Seminarraums sein?
Die Räumlichkeiten sollten so früh wie möglich gefunden und festgelegt und Mietverträge so früh wie möglich unterschrieben werden. Die Räume sollten der erwarteten Anzahl der Gäste plus 50% entsprechen.
Der Mietvertrag sollte genau gelesen werden und von mehreren Leuten überprüft werden.
Es empfiehlt sich, eine Haftpflichtversicherung für Veranstalter abzuschließen, um eventuellen Unglücksfällen und Sachbeschädigung begegnen zu können. Sind Mitglieder des Ubuntu Deutschland e.V. an der Veranstaltung beteiligt, kann ggf. der Verein die Versicherung übernehmen. Mehr darüber ist direkt beim Verein zu erfahren.
Öffentlich gespielte Musik oder gezeigte Bilder und Videos sollten idealerweise unter freien Lizenzen stehen, anderenfalls muss sich um die Erlaubnis der Rechteinhaber und die eventuell anfallenden GEMA- oder sonstigen Lizenzgebühren gekümmert werden.
Den genauen Termin sollte man möglichst früh mit dem Vermieter festlegen. Dann lässt sich auch frühzeitig Werbung für die Party machen.
Alle Partys sollten auf der aktuellen ubuntu.com-wiki-Seite eingetragen werden, z.B. unter http://loco.ubuntu.com/events/ → "Ereignis hinzufügen"
Es macht Sinn, sich über die sonstigen Rahmenbedingungen der Party Gedanken zu machen: Was bietet man neben den Ubuntu-spezifischen Themen und Dingen an? Musik, DJs, Live-Bands, Spiele? Genauer Ablauf der Party?
Um Ubuntu an die Partybesucher zu verteilen, empfiehlt sich der Einsatz einer Brennstation und zusätzlich der Einsatz von Rechnern, die Ubuntu auf einen USB-Stick flashen können (z.B. mit dem USB-Creator)
Vor der Party sollte man sich Gedanken über die Versorgung der Partygäste machen. Wo bekommt man Essen her? Kocht jemand vorher oder während der Party? Wie sieht die Getränkeversorgung auf der Party aus? Bei selbstgekochtem Essen sollten die Gesundheitsvorschriften bedacht werden!
Für eine vernünftige Partyorganisation ist es unerlässlich, Arbeitsteams zu bilden. Je nach gewünschten Schwerpunkten eines für jede größere Aufgabe.
Wichtig ist es, sich vor der Party Gedanken über die Finanzierung zu machen. D.h. erwartete Kosten und Einnahmen zu kalkulieren.
Eventuell lassen sich Sponsoren finden. Hier sind Firmen aus themennahen Branchen bzw. Vereine lohnenswerte Ansprechpartner. Tipp: auf eventuelle Konkurrenz zwischen den Firmen achten, um Animositäten zu vermeiden.
Um Einnahmen zu erzielen, empfiehlt sich ein Merchandising-Stand mit Ubuntuartikeln (die man vom Dachverband Ubuntu Deutschland e.V. oder dem unabhängigen Projekt spreadubuntu bekommen kann). Zusätzlich sollten die gebrannten CDs für eine kleine Schutzgebühr (Aufwand, Material) verkauft werden. Sind Mitglieder des e.V. vor Ort, kann der Verkauf u.U. über den Verein abgewickelt werden. Ansonsten ergeben sich ggf. gewerbe- und steuerrechtliche Konsequenzen für die Verkaufenden.
Auf der Party sollten genügend Rechner mit funktionierender, neuer Ubuntu-Version vorhanden sein. An diesen Rechnern kann dann das neue Ubuntu ausprobiert und Fragen gestellt werden.
Vor der Party empfiehlt sich eine Vortragsprobe. Dadurch kann man Länge und Qualität der Vorträge testen und Feedback durch Zuschauer bekommen. Beispiel: Bei Vorträgen von jeweils 20 Minuten und zehn Minuten Pause dazwischen kommt man auf einen halbstündigen Vortragsturnus.
Werbematerialien verteilen / anbringen (Poster, Flyer etc.)
Final Release auf CDs brennen bzw. USB-Sticks flashen (in ausreichender Menge, am besten auf viele Leute verteilen)
Die Images vorher organisieren, die Internetverbindung wird zusammenbrechen wenn alle Besucher ihre Laptops updaten.
Ankündigungstext an alle interessierten Medien per E-Mail verschicken (Beispieltext folgt noch)
Aufbau der Bühne
Aufbau der Vorführrechner
Aufbau des Merchandising Stands
Essen vorbereiten (wenn organisiert)
"Master of Celebration" kündigt Vorträge an, weist auf Features hin (Brennecke, Merchandize, Talkrunden)
Leute stehen für (Ubuntu GNU/Linux Fragen) zur Verfügung
Brennstation & USB-Sticks-Flashen besetzen
Leute, die den zeitlichen Rahmen überwachen
Leute für den Essens- & Getränkeverkauf
Empfehlung: Rückzugsraum für Diskussionen rund um Ubuntu (in Berlin gibt es am späten Abend eine TalkRunde für Fragen und Antworten)
aufräumen, putzen (vorher Aufruf dazu)
Abrechnung der Einnahmen
Running Release Party Gedanken aus einem anderen Kontinent zum Thema